Datapro, La Solución Empresarial

AdaptaPro® ERP

(Enterprise Resource Planning)

AdaptaPro® es el único Software Venezolano que es realmente un ERP de última generación. Veamos porqué:

Definiciones de Wikipedia: Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, presupuesto, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:
• Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.
• Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos.
• Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Ahora comparamos porqué AdaptaPro® es un ERP:

Integrales: AdaptaPro® es un Sistema de Gestión donde todos los procesos se integran entre si, como por ejemplo: El inicio de requisición de un insumo, canalizado por el proceso de compras, la entrada al almacén, el registro y planificación de las acreencias, y el pago al proveedor. Todo el proceso está vinculado de forma integrada y sistemática en AdaptaPro®.

Modulares: El principio del diseño de AdaptaPro® fue basado bajo una función departamental y es por ello que es totalmente administrable y configurable para ser utilizado por los distintos departamentos aprovechando el mismo registro, como por ejemplo: La emisión de una factura o despacho de mercancía descarga las unidades del inventario, generando al mismo tiempo el asiento contable y afectación del presupuesto, como también las obligaciones tributarias pertinentes, libros fiscales y el auxiliar de cuentas por cobrar. De la misma forma se aplica cuando se registra el cobro de dicha factura, donde afecta la disponibilidad del efectivo, el banco, la contabilidad, entre otros.

Adaptable: AdaptaPro® como su nombre lo indica (DataPro Adaptable). Es el único software en Venezolano que se comporta como un Lenguaje de programación y al mismo tiempo un Software de Gestión, debido a su diseño bajo el concepto de Arquitectura abierta también conocido como Open Source, incorpora una suite de programación de alto nivel para el desarrollo o adaptabilidad bastante productiva con menos tiempo de inversión y costos de desarrollos que otros lenguajes de programación y software del mercado, ya que aprovecha los mismos componentes del modelaje de negocios estándar para ser adaptados, mejorados o replanteados los procesos a su Empresa.

Qué contiene AdaptaPro® ERP y cuales son las ventajas que ofrece:

AdaptaPro® es un novedoso Sistema de Gestión Empresarial, diseñado para la gerencia proactiva que desea alcanzar el éxito basado en la planificación de sus objetivos.

Su diseño permite definir la planificación en distintas áreas, tales como:

1. Abastecimiento: Involucra todo lo que tiene relacionado con los inventarios y reposiciones para lograr satisfacer la demanda de sus clientes, evitando la improvisación causada por la falta de vigilancia de los stock. Si un producto está en agotamiento, causado por: Pedidos aprobados, entregas realizadas o diversos motivos, el sistema podrá generar en forma automática una orden de compra al proveedor y enviarla vía Internet o también podrá generar una orden de producción. Todos estos procesos se generan previa carga de valores y definiciones.

2. Clientes (CRM): Está basado en toda la relación operativa y financiera con los clientes. El sistema podrá detectar los clientes que no realizado operaciones en un determinado periodo y generar registros para entrevistas telefónica o visitas personalizadas donde se toman en cuenta el personal disponible, horarios, días hábiles y tiempo. Las visitas o entrevistas generan respuestas de nuestros clientes que nos permiten determinas la imagen de la organización, necesidades de nuestros clientes para lograr aplicar los proceso que logren satisfacer sus demandas, estas pueden ser : Mejoras organizacional y generación de pedidos que luego serán aprobados donde se evalúan, limites de crédito, historial de pago, disponibilidad de productos previamente evaluados por abastecimiento, en fin todos los procesos para: Despacho, facturación y cobranza. Así mismo la gestión de cobranza requiere planificación para lograr optimizar la efectividad de su gestión. Toda esta complejidad de operaciones no pueden ser llevadas dependiendo sólo de la discrecionalidad del usuario, es aquí donde el concepto de ERP tiene gran importancia, ya que el sistema en todo momento le indica al usuario las actividades que debe realizar, como por ejemplo:

a. Clientes que no han realizado compras y pedidos en durante tiempo.
b. Clientes inactivos sin evaluar o no visitados por el personal de ventas.
c. Pedidos por aprobar.
d. Pedidos aprobados por despachar.
e. Pedidos despachados por facturar.
f. Gestión de cobranza de la semana.

3. Obligaciones: Está basado en un conjunto de procesos orientados al cumplimento efectivo de todos los compromiso con terceros u entes oficiales que debe cumplir la empresa para lograr funcionar en forma optima por medio de la Planificación de los compromisos de pago tales como:

a. Pago puntual con los proveedores que lograron garantizar el abastecimiento de productos para satisfacer a los clientes.

b. Pago todos los servicios (Electricidad, Condominios, alquileres, servicios telefónicos, etc.) necesarios para el funcionamiento operativo de la empresa. Aquí el sistema detecta y avisa los servicios que no han sido registrados para evitar suspensiones porque no ha llegado la factura del mismo o no se ha realizado su respectivo pago.

c. Calculo, registro y pago de las obligaciones fiscales. AdaptaPro® incorpora un conjunto de funcionalidades que le indica al usuario en forma automática sobre las obligaciones que no han sido calculadas para realizar su registro de compromiso (cuentas por pagar), para luego indicar y gestionar su respectivo pago puntual, evitando así sanciones por incumpliendo. Estas obligaciones son: Formas fiscales: 11, 12, 13, 14 y 30. Impuestos municipales, ARC para proveedores, libros de venta, libros de compra, libro de inventarios. Entre otros.

d. El pago del personal y/o obligaciones directas o indirectas derivadas de las contrataciones laborales con el trabajador y con organismos oficiales tales como: INCE, SSO, entre otros.

4. Tesorería: La disponibilidad del efectivo es fundamental en la toma de decisiones, es por ello que en AdaptaPro® los procesos relacionados con el pago, cobranza, entrada o salida de dinero o su equivalente, se procesa en línea, obteniendo consultas de caja y cuentas bancarias o de inversión para la toma de decisiones incluyendo el flujo de caja, AdaptaPro® le ofrece ventajas muy fundamentales como el proceso automático de conciliación bancaria con el cruce de información con los datos del banco.

5. Contabilidad y Finanzas: Todos los procesos administrativos del Sistema generan automáticamente los comprobantes contables y presupuestarios, permitiendo el logro de los resultados contables y financieros de manera inmediata. Entre los alcances mas significativos están: a. Contabilidad Histórica: Corresponde con los resultados contables históricos generados de los procesos ordinarios, donde podrá contar con los reportes contables y EEFF básicos y Activos Fijos con sus Depreciaciones. b. Contabilidad Fiscal: Por medio de los resultados históricos tiene la ventaja de determinar el Ajuste por Inflación Fiscal de la forma mas prática y sencilla, totalmente acumulable y aprovechable en los ejercicios subsiguientes. c. Contabilidad Financiera: Los Estados Financieros Re-expresados y comparativos anuales basados en la DPC10 (NIC29) y DPC11(NIC7) ahora con mas prácticos determinarlos por AdaptaPro® debido a la integración de datos con el SGT. d. Presupuesto: Diseñado para el sector público y privado, ambos con notables diferencias a nivel de procesos y procedimientos, pero con la misma esencia en la comparación de resultados.

6. Producción: Para el sector de manufactura e industrial, AdaptaPro® le ofrece una herramienta integrada con los Almacenes e Insumos, de tal forma que permita la determinación de los costos de los productos terminados y reposiciones de inventario como el control y descarga de las materias primas e insumos.

7. Nómina y RRHH: La administración del Recurso Humano y el pago de nómina del personal es totalmente práctico y sencillo con las mas modernas herramientas que le ofrece sólo AdaptaPro®, donde la cantidad de trabajadores no implica mayor cantidad de trabajo, ya que el procesamiento de datos es muy rápido y preciso, además se adapta a todo tipo de contratación laboral y permite gestionar todas las planillas, formatos y reportes laborales u obligaciones contractuales.

Ventajas que ofrece ERP AdaptaPro®:

1. Su concepto empresarial está diseñado para gestionar y trabajador basado en la planificación.
2. Concepto de Arquitectura abierta para lograr ser adaptado a las particularidades de cada empresa.
3. Utiliza una misma base de datos para la gestión financiera y recursos humanos, porque la empresa es un todo.
4. Está soportado por un estricto plan de implantación con transferencia de conocimientos y apoyo post-implantación.
5. Su diseño de datos debe estar basado en un Gestor de Base de datos relacional (RDBMS)

Diferencia entre ERP AdaptaPro® Versus otro Sistema Administrativo.

1. Los sistemas administrativos está diseñados para registrar transacciones y generar informes para la toma de decisiones. Todos los compromisos dependen altamente de discrecionalidad del usuario. En AdaptaPro® todo está basado en la planificación que genera: Avisos y Procesos que se deben cumplir.
2. Las soluciones ERP la empresa se ve como un todo y no como una suite de aplicaciones que requieren procesos de integración o transferencia de datos.
3. Un sistema administrativo es el componente financiero de un ERP
4. El modelo de datos de un sistema administrativo puede o no estar basado en un gestor de base datos relacionales. En un ERP es regla.

A quien va dirigido AdaptaPro® ERP:

A Empresas o Instituciones públicas o privadas totalmente identificadas con el logro de resultados a nivel:

1. Financiero: Los ERP siempre han estado basados en plataformas de base de datos muy exigentes, que antiguamente sólo estaban disponibles para grandes empresas con alta capacidad de inversión en tecnología. Actualmente en el mercado existen alternativas para cada tamaño de empresa.

2. Organizativo: Independientemente del tamaño de la empresa, toda empresa requiere una organización basada en la planificación para lograr sus objetivos.

3. Gerencial: La gerencia proactiva que no desea improvisaciones causadas por las omisiones dependientes de la discrecionalidad del personal ni de la memorización humana.
Desde el punto de vista profesional, los Gerentes pueden contar con mayor disponibilidad de tiempo para el análisis y comparaciones de resultados, ya que gran parte de las labores han sido simplificadas por el ERP AdaptaPro®, donde se traduce en mejor calidad de vida, debido a que reemplaza lo reactivo por lo proactivo, además el gerente supervisa el cumplimiento de las obligaciones planificadas en el ERP y podrá aportar mas tiempo en la planificación, supervisión y análisis que en labores de gestión directa.